Как оформить офис: Дизайн офисов: 4990 фото на INMYROOM — homyrouz.ru

Содержание

обзор популярных стилей и мнения экспертов — блог о коммерческой недвижимости AMO.ru

Классический стиль

Офисы в классическом стиле — подходящий вариант для государственных, финансовых или юридических учреждений. Они олицетворяют солидность и респектабельность компании. Стоит отметить, что офисы с большим количеством сотрудников редко оформляют в «классике» целиком: упор делают на кабинет руководителя и переговорную комнату. Основные характеристики стиля – точные пропорции и симметрия, дорогие натуральные материалы (мрамор, кожа, дерево, ткань), массивная мебель. Активно используются аксессуары: картины, часы, пресс-папье и т. д.

Современный стиль

Его часто называют «модерном», однако на деле модерн – совершенно иное направление в дизайне и архитектуре, характеризующееся витиеватыми линиями и замысловатыми растительными орнаментами. В отношении дизайна офисов более уместен термин «контемпорари». Пожалуй, единственное, что объединяет эти стили – активное использование натурального дерева. Помещения в стиле контемпорари универсальны – они подойдут и для крупной, и для небольшой компании любого профиля деятельности, производят впечатления аккуратности, комфортабельности и уюта.

Источник изображения: МФК «Глобал Сити-2»

Характерные черты стиля:

Использование дерева, а не МДФ;
Игра на контрасте фактур: стекло, металл, дерево;
Естественные мягкие оттенки;
Интересные по форме или ажурные стеклянные перегородки.

Индустриальный стиль

Российский бизнес полюбил лофты всей душой. Главное отличие стиля лофт – наличие свободного студийного пространства, свет и воздух. Индустриальный стиль идеален для творчества, поэтому его часто выбирают компании, специализирующиеся на дизайне, рекламе и других направлениях, где необходимо креативное мышление. Классический лофт – это красный кирпич, большие деревянные окна, бетонные поверхности, открытая проводка, винтажные светильники. Смягченный вариант – бело-серая цветовая гамма со сдержанными акцентами. Декорировать пространство под индустриальный стиль не слишком сложно: производители отделочных материалов и мебели предлагают целые коллекции в loft-style, позволяющие создать аутентичную обстановку.

Минимализм

Еще один вечный тренд, который любят дизайнеры. Четкие и лаконичные формы, сдержанная цветовая гамма, предельная функциональность – минималистские интерьеры просто созданы для серьезной и сосредоточенной работы. Однако проектирование такого офиса – поистине ювелирная работа, требующая точных расчетов и эталонного вкуса.

Источник изображения: Бизнес-центр «Лотос»

Яркие черты минимализма:

Многоуровневое освещение;
Монохромность и графичность;
Использование стекла и металла;
Качественная мебель: дешевые материалы напрочь убивают эстетику стиля;
Свободное пространство или искусное зонирование помещения перегородками.

Хай-тек

Офисы в стиле хай-тек – гимн техническому прогрессу и достижениям. Если по роду деятельности Вашей компании требуется обилие техники, хай-тек станет идеальным оформлением помещения. Современное прочтение стиля – это не только металл и стекло, но и яркие цвета и акценты. Оранжевые или красные стены добавят в интерьер красок и смягчат холодный блеск материалов. Стоит заметить, что дерево – не самый подходящий материал для оформления подобного
пространства: для персонала лучше подобрать столы со стеклянными столешницами или хотя-бы черно-белые варианты.

Эко-стиль

Тем, кто устал от шума и суеты мегаполиса, стоит обратить внимание на эко-стиль с его природными красками и фактурами. Эко-интерьеры сдержаны и лаконичны: здесь нет раздражающих цветов и синтетических материалов. Дерево и камень, стекло, грубые натуральные ткани создают комфортную и теплую атмосферу, а сдержанность декора обеспечивает рабочий настрой. Брутальные предметы с грубыми фактурами характерны для рустикального дизайна, а скандинавский минимализм подразумевает более четкие формы и пастельную цветовую гамму. Офис в эко-стиле требует качественного озеленения.

«Особо популярно вертикальное озеленение — стены из живых растений, стены из стабилизированного мха. Фитостены в офисе экономят полезную площадь, оживляют интерьер, очищают воздух и делают помещение более экологичными, поглощают шум, снижают уровень стресса. В лаунж-зонах офиса способствуют релаксации», комментирует Екатерина Барышникова, эксперт бюро Фитодизайна «Фикус»

Источник изображения: Бизнес-центр «НЕО ГЕО»

Фьюжн

Fusion – функциональная и яркая эклектика, уместная для энергичного и креативного коллектива. Вместе с тем синтез разных стилей – задача для профессионалов. Фьюжн-интерьер не должен выглядеть разномастно и хаотично: здесь четко видна концепция и идея. Выгодные цвета – приятные оттенки зеленого или голубого, или золотисто-коричневая гамма. Большое внимание уделяется освещению: в таком офисе уместно точечное освещение.

Советы экспертов

Своими мыслями о трендах в оформлении офисных интерьеров поделились эксперты:

Наталья Хацела, ООО Галерея СМАРТ:

«VIP-пространства в офисах часто дополняют картинами. Наличие искусства в интерьерах – всегда признак статусности. Для кабинета руководителя, оформленного в классическом стиле, подойдут реалистичные работы – горные, городские или морские пейзажи большого формата, а также графические работы (пейзажи). В минималистском интерьере уместны произведения абстрактного искусства или пейзажи в авангардных стилях. В переговорных комнатах впечатляюще смотрятся картины большого формата (от метра). Маленькими и средними форматами такого эффекта не добиться. Зона ресепшен – одна из сложных для проектирования и оформления. Правило больших картин работает и здесь. Но необходимо, чтобы картина вписывалась в общий концепт компании и не противоречила ее основным принципам. Лучше всего разработать единую арт-концепцию офиса и подобрать картины, которые будут друг друга дополнять и подчеркивать уникальность компании».

Сергей Борисов, 3D дизайнер, девелоперская компания SOLDCO:

«Дизайнерское оформление должно отражать специфику деятельности предприятия. Если это ИТ-сфера, допускаются яркие детали в интерьере. Для банков характерно использовать строгий дизайн с приглушенными тонами стен. В различных рекламных агентствах уместны оригинальной формы мебель, необычные декоративные предметы. Коллег должно объединять общее пространство — старшее поколение может научить чему-то молодое, и наоборот. Главный принцип, на который должен опираться руководитель предприятия — это максимальный комфорт для всех сотрудников, независимо от их возраста. Сюда относится и модернизированная техника, и удобные столы, кресла, и приятный интерьер».

Анна Осипова, эксперт бизнес-группы Потребительские товары, 3М Россия и СНГ:

«Среди мегатрендов оформления офисов по всему миру можно выделить переход от личного пространства к общественному, вдохновляющий дизайн и функциональность. Создание офиса согласно этим трендам в результате получается выгоднее, удобнее и экономичнее, чем создание стандартного опен-спейса или офиса кабинетного типа. Большое значение имеют современные эргономичные решения. Например, использование маркерных покрытий в виде самоклеящейся пленки, которую легко нанести на любую поверхность. Такие покрытия используются как долговременное решение, но при необходимости их можно отклеить без вреда для поверхности. Во время встречи на маркерном покрытии можно записать свои мысли, а после совещания легко удалить записи микрофибровой салфеткой».

Елена Шацких, Nice MICE Agency:

«С одной стороны офис должен настраивать на работу, а с другой – быть удобным и приятным. Самое дефицитное в любом офисе open-space — переговорные комнаты и места, где сотрудники могли бы провести несколько минут в покое и тишине. Для этих целей можно положить подушки на подоконниках, пуфики-груши в коридорах и прочих закутках. Часто в офисных пространствах появляются зимние сады и маленькие кофейни с укромными уголками. Для мотивации сотрудников отлично подойдут: душевые комнаты, игровые комнаты, комнаты, оборудованные спортивным инвентарем, охраняемые велопарковки, медицинский кабинет, массажист. Если в компании работают люди разных поколений, важно дать возможность работнику самому обустроить рабочее место и оформить пространства вокруг себя на свой вкус».

Источник изображения: Офис компании Avito в Бизнес-центре «Белые сады»

Вместо заключения: не забудьте про гостей

Клиентоориентированный бизнес подразумевает, что посетители вашего офиса не должны чувствовать себя неуютно. Поэтому зону ресепшн и места для ожидания лучше оформить аналогично остальному пространству и оснастить их удобной, эргономичной и красивой мебелью.

дизайн, план-проект, интерьер, фото + видео » Интер-ер.ру

Красиво оформленный презентабельный офис не только создает благоприятное впечатление о компании, но и влияет на работоспособность и самочувствие сотрудников. Поэтому проект интерьера должен учитывать их мнение. В плане дизайна — это непростое помещение. Здесь важна каждая мелочь — от оргтехники и мебели до создания эргономических условий, обеспечивающих удобное перемещение и взаимосвязь рабочих мест. В нашем материале вы найдете фото интересных идей дизайна офиса, сможете посмотреть видео на эту тему.

Содержание

Варианты компоновки офисов
Цветовое решение для офиса
Освещение офиса
Офисная мебель
Дизайн интерьера офиса: видео
Дизайн офиса: фото

Варианты компоновки офисов

Существует несколько схем планировок для офиса. Основные:

Классическая схема планировки. Это кабинетный тип офиса. Подходит для специалистов, плодотворная работа которых требует изоляции и спокойствия. Это или офис-кабинет с четкой пространственной организацией, рассчитанный на одного, максимум двух человек, или комната большой площади для специалистов, объединенных совместной творческой работой: проектированием, созданием программ, дизайн-проектов.
Классическая схема планировки офиса
Одна большая офисная комната. Такие решения предпочитают большие, стремительно развивающиеся компании, где в приоритете динамичность работы и командный дух. Рабочие места здесь разделяют только мебелью. Минусом подобной планировки является недостаточная изоляция места для работающего сотрудника. Максимально эффективно используется пространство, когда для выделения отдельных зон в офисе устанавливают перегородки небольшой высоты, обеспечивающие общение только небольших групп. Местом для обмена информацией служит общая зона. Для лучшей звукоизоляции проект такого офиса предусматривает наличие звукопоглощающих подвесных потолков.
Офисная комната без перегородок
Более совершенным решением является комбинированный офис. Он имеет, как в классическом варианте, отдельные кабинеты и объединяющее их, общее пространство. Кабинеты от центральной зоны отделяют прозрачные перегородки. Этот вид дизайна для офисов наиболее перспективен.
Комбинированный офис

Цветовое решение для офиса

Цвет стен так же как и мебель, оказывает большое влияние на работоспособность. Выбор зависит:

от объема помещения;
ориентации окон по отношению к сторонам света и их размеров;
степени освещенности;
общего стиля интерьера;
цвета мебели.

Совет: если окна ориентированы на север, используйте теплую гамму. Холодная цветовая гамма несколько охладит кабинет, окна которого смотрят на юг.

При выборе цвета не стоит пренебрегать и советами психологов, считающих, что от этого решения зависит активность мозга и утомляемость сотрудников. Из их рекомендаций следует что:

яркие тона возбуждают и отвлекают от рабочего процесса;
пестрые краски утомляют, а иногда даже вызывают головную боль;
холодные тона помогают сосредоточиться, а теплые повышают производительность;

Оттенки для интерьера офиса лучше подбирать, учитывая психологическое влияние цвета на человека

сочетание холодной и теплой гаммы создает благоприятный психологический фон;
зеленые оттенки концентрируют внимание, дают отдохнуть глазам после долгого сидения за монитором компьютера;
бледно-желтые оттенки активизируют умственные способности;
фиолетовый, синий, розовый цвет в офисах нежелательны.
Они негативно сказываются на рабочей обстановке.

Внимание: в офисах, где от сотрудников ждут креативных решений, нужно использовать большой спектр цветов и плавные переходы. В офисе торговой компании, банке более уместен строгий стиль, не отвлекающий ни клиентов, ни сотрудников от основной цели.

Освещение офиса

Для офисов предусмотрено 3 типа освещения:

общее;
локальное, непосредственно для рабочего места;
декоративное, делающее акценты на отдельных деталях.

Чем ярче, тем лучше — это не тот принцип, которым следует руководствоваться, выбирая тип освещения. Главный критерий — максимальная естественность света. Хорошо, когда освещение офисного помещения выполнено так, чтобы его яркость регулировалась.

В офисе нужно предусмотреть источники света над каждым рабочим местом

Лучший вариант для офиса — комбинация рассеянного, точечного и отраженного света. При этом в целом по офису уровень освещенности должен составлять не менее 300 люкс, а непосредственно на рабочем месте — минимум 500 люкс.

Наиболее подходящими для освещения офиса в целом являются светильники, излучающие рассеянный свет. Они насыщают помещение светом, но не создают слепящий эффект. Наиболее удобно обслуживать встраиваемые светильники. Чтобы сэкономить электроэнергию, рабочую зону освещают светодиодными лампами. При помощи света выделяют пространство для каждого сотрудника. При этом в зависимости от индивидуальных биологических ритмов, делают освещение приглушенным или более ярким.

Совет: желтоватый оттенок уместен в зоне отдыха, т.к. способствует расслаблению. Настольные лампы с «холодным» потоком света подходят для рабочего стола для лучшей концентрации внимания.

Офисная мебель

Основным здесь является не то, сколько мебели находится в офисе, а качество ее. К офисной мебели предъявляются особые требования:

комфортность;
устойчивость;
мобильность.

Особо востребованы в офисе легкие, без труда передвигающиеся шкафы, стеллажи на колесиках. Подбираются они с учетом специфики деятельности компании. При выборе учитываются как технические характеристики, так и цена, а также соответствие мебели имиджу фирмы и то, как она вписывается в интерьер.

Для офиса мебель должна быть максимально функциональной

Немаловажным является и вопрос правильной расстановки мебели. Так, стеллажи устанавливают в разных зонах. Их используют как архивную мебель, хранят на них текущую документацию. Их размер и цвет зависит от общего дизайна помещения.

Шкафы традиционно выстраивают в одну линию. Хорошо выглядит композиция, включающая шкафы в комбинации со стеллажами. Есть очень удобные угловые шкафы. Офисные шкафы часто используют для зонирования пространства.

По цвету мебель должна соответствовать интерьеру офиса. Кроме черного цвета, популярными стали серые, вишневые, натуральные оттенки.

Успешные компании не экономят на оформлении своих офисов, стараясь при этом делать их открытыми, функциональными, эргономичными, легко поддающимися перестройке. Стильный дизайн указывает на серьезность и большой потенциал фирмы.

Дизайн интерьера офиса: видео

Дизайн офиса: фото

Как обустроить офис за 5 простых шагов (+ Бесплатный контрольный список)

Если вы хотите узнать, как обустроить офис, начните с оценки потребностей вашего бизнеса в сравнении с целями вашей компании, принимая во внимание доступный бюджет. После того, как у вас есть план, найдите и определите варианты офисных помещений и соответствующим образом спроектируйте план этажа. Затем тщательно выберите поставщика сети и телефонной системы и обставьте свое помещение мебелью и оборудованием, необходимыми вашей команде.

Мы создали настраиваемый контрольный список для офиса, чтобы вы ничего не пропустили. Загрузите наш бесплатный контрольный список по настройке небольшого офиса ниже и следуйте нашим шагам:

Скачать

💡 Подсказка:

Улучшите общение с клиентами и командой, выбрав телефонную систему для бизнеса, такую как RingCentral, которая предлагает надежные решения для обмена сообщениями, видео и телефона. Это унифицированная коммуникационная платформа с функциями группового обмена сообщениями и документами.

Посетите RingCentral

Отправь это мне

1. Подготовьте свой бюджет и потребности в офисе

Прежде чем приступить к поиску офисного помещения, составьте исчерпывающий список всего, что вам нужно — от столов и стульев до компьютерного оборудования и доступа в Интернет. Ваш бюджет существенно влияет на то, где будет располагаться ваш офис и как вы оборудуете пространство и свою команду. Определите самое необходимое и пересмотрите существующее оборудование и расходные материалы, чтобы свести к минимуму дублирование и сократить количество новых покупок.

Знание потребностей вашего бизнеса помогает определить правильное оборудование, определить правильный размер офиса и составить бюджет на основе имеющихся у вас ресурсов. Вот предметы повседневного обихода, необходимые большинству офисов малого бизнеса:

Рабочие станции: Сюда входят столы, стулья и другие принадлежности, такие как гарнитуры громкой связи, которые будут использовать члены команды.
Хранение: Это может быть как один или два шкафа для документов и полок, так и целое складское помещение.

Компьютеры и другое оборудование: Определите, какие компьютеры (настольные или портативные) и их количество в зависимости от того, являются ли они личными или общими устройствами. Другое стандартное оборудование включает принтеры, проекторы, точки продаж, копировальные аппараты и сканеры.
Программное обеспечение: Определите, нужны ли вам новые бизнес-инструменты, такие как система управления взаимоотношениями с клиентами (CRM), расчет заработной платы или программное обеспечение для продаж.
Интернет: Найдите интернет-провайдера с адекватной скоростью и надежностью в рамках вашего бюджета.
Телефоны: Определите, нужны ли вам стационарные телефоны, сотовые телефоны и телефоны для конференций.
Телефонная служба: Решите, что лучше: стандартная телефонная система или телефонная система с передачей голоса по Интернет-протоколу (VoIP).
Товары для офиса: Подумайте о покупке на Amazon или в других магазинах, предлагающих прямую доставку для большего удобства. Стандартные поставки включают бумагу для копирования, настольные органайзеры, лампочки, степлеры, ручки, блокноты и мусорные баки.

Изучая, как настроить свой небольшой офис, подумайте, какие другие услуги и расходные материалы потребуются для вашего рабочего места. Например, вам может понадобиться настроить систему сигнализации, замок с клавиатурой на входной двери для контролируемого входа, службу автоответчика или даже кредитные карты для ваших сотрудников. Многие из них являются необязательными в зависимости от вашей бизнес-модели и местоположения вашего офиса.

Вот некоторые дополнительные офисные услуги и расходные материалы:

Безопасность: Подумайте, нужна ли вам система безопасности или видеонаблюдение.
Автоответчик: Настройте автоответчик в нерабочее время или воспользуйтесь такой услугой, как Ruby Receptionist, чтобы сэкономить на найме кого-то, кто будет отвечать на ваши звонки.
Освещение: Решите, будете ли вы предусматривать отдельные светильники или увеличите общее потолочное освещение.
Банковские счета и кредитные карты: Вы можете открыть бесплатные или недорогие банковские счета и при необходимости получить кредитные карты для своих менеджеров или торговых представителей.
Часы времени: Часы времени отслеживают, кто из членов команды находится на месте и отработанное время, многие из которых взаимодействуют непосредственно с вашим программным обеспечением для расчета заработной платы.
Офисные услуги: Определите, нужны ли вам внешние услуги, например услуги по уборке.

2. Найдите подходящее помещение

Когда у вас есть план обустройства вашего офиса, следующим шагом будет поиск подходящего помещения. Для стартапов, индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса это обычно небольшие и средние коммерческие помещения или домашние офисы. В любой ситуации расположение и удобства имеют решающее значение. Подумайте о своей текущей конфигурации офиса, чтобы определить, как новое пространство будет реагировать на недостатки вашего существующего пространства.

При выборе помещения следует учитывать следующие моменты:

Доступ и расположение: Ваш офис должен быть достаточно доступным для посещения клиентами, а также иметь транспортные средства для сотрудников.
Цена: Подумайте, укладываются ли в ваш бюджет стоимость плюс прочие расходы, такие как плата за парковку или техническое обслуживание.
Размер команды и компании: Обстановка вашего офиса должна соответствовать размеру вашего бизнеса и его ожидаемому росту. Избегайте тесных, крошечных пространств, которые влияют на производительность, или переплачивайте за офисы с большим пространством, чем вам нужно.
Технологии и инфраструктура: Определите, включает ли арендная плата интернет-услуги, и оцените, позволит ли это помещение обеспечить необходимые улучшения инфраструктуры и ориентировочную стоимость.

3. План этажа вашего офиса

Всемирный совет по экологическому строительству сообщает о неопровержимых доказательствах связи производительности с дизайном офиса. С самого начала ваша команда будет более продуктивной в не захламленном пространстве, поэтому крайне важно научиться обустраивать свой офис таким образом, чтобы вам и вашим коллегам было комфортно. Вооружившись списком предметов первой необходимости и определенными офисными помещениями, пришло время подумать о планировке вашего офиса.

Планируйте свой офис так, чтобы он был эффективнее, исходя из имеющегося у вас пространства и рабочего процесса вашей команды. Центральное оборудование должно быть доступным, но в стороне, а контейнеры для хранения должны быть легко доступны. Включите в свой план любые конференц-залы или зоны ожидания, которые могут вам понадобиться. Например, места общего пользования могут располагаться рядом с окнами, чтобы все члены команды могли иметь доступ к местам с естественным освещением.

Вот несколько вариантов планировки профессионального офиса:

Открытая планировка: Открытая планировка максимизирует полезную площадь помещения, но за счет уединения и хранения.
Закрытая планировка или планировка кабины: Закрытая планировка дает вашим сотрудникам больше личного пространства, но в ней меньше возможностей для совместной работы и меньше мест.
План коворкинга: План этажа с общими открытыми рабочими станциями для работы в сети, но более гибкий, но с меньшей личной и корпоративной конфиденциальностью.
Гибридная планировка: Планировка, сочетающая аспекты других планировок и предлагающая сбалансированное решение недостатков открытых офисов и кабинетов. Однако люди больше подвержены воздействию друг друга, шумам и возможным отвлекающим факторам.

В зависимости от потребностей вашего бизнеса и доступного пространства вам может потребоваться выделить функциональные помещения, соответствующие вашим бизнес-операциям. Вот дополнительные области, которые вы, возможно, захотите запланировать в общей обстановке вашего офиса:

Официальный вход или приемная: Это лучше всего подходит для малых предприятий, которые взаимодействуют с клиентами или ожидают появления клиентов.
Комната отдыха или кухня: Предоставьте своим сотрудникам специальное пространство для общения во время перерывов. Полезно иметь специальное место для холодильника, микроволновой печи и посуды — отдельно от рабочих зон.
Конференц-зал или комната для совещаний: Если ваша команда собирается для регулярных встреч, отдельные комнаты помогут создать пространство, благоприятствующее совместной работе или беседам один на один с коллегами или клиентами.
Комната для кормления грудью: В зависимости от вашего штата и размера вашей компании вам может потребоваться предоставить тихую комнату для молодых мам, и это не может быть ванная комната.
Тренажерный зал: Некоторые фирмы предоставляют оборудование и удобства для тренировок, такие как велотренажер, беговая дорожка или комната для йоги, чтобы поддерживать форму сотрудников.
Гардеробная: Предприятия сферы обслуживания часто выделяют место в офисе для полевых работников, чтобы переодеться в рабочую одежду. Фирма сантехника может предоставить душ тоже.

Конструкция, объединяющая все производственные помещения, способствует повышению эффективности рабочей силы. (Источник: edrawmax)

Отделите конференц-залы от мест общего пользования и рабочих мест, чтобы обеспечить беспрепятственную рабочую среду. (Источник: edrawmax)

Некоторые компактные и экономичные альтернативы для домашних офисов или бизнес-адресов с ограниченным пространством включают использование различных цветов краски или установку разделителей или полок для разделения определенных зон.

Профессиональный совет: Включите возможности движения в свой дизайн. Купите эргономичные столы и парты, которые позволяют менять положение в течение дня. Однако стратегическое размещение оборудования также работает, если этот вариант не соответствует вашему бюджету. Размещение копировального аппарата или телефонов на противоположной стороне комнаты от рабочих мест людей создает причины вставать и двигаться.

4. Настройка системы связи

Прежде чем арендовать офис, убедитесь, что это место обслуживается поставщиком высокоскоростного Интернета или поставщиком интернет-услуг (ISP), который может обслуживать данную область. Сильное подключение к Интернету необходимо для эффективной работы и совместной работы. После того, как вы определились со своим интернет-провайдером, вам необходимо настроить систему корпоративной телефонной связи. Следует рассмотреть два варианта: стационарная система или протокол передачи голоса по Интернету (VoIP).

Традиционные стационарные телефоны отличаются высоким качеством связи и надежностью, подходящей для компаний, не имеющих доступа к надежному высокоскоростному Интернету или испытывающих перебои в подаче электроэнергии. Решения VoIP лучше всего подходят для предприятий, которым нужны надежные телефонные системы для бизнеса с такими функциями, как голосовая почта, аналитика вызовов и автоматическая маршрутизация вызовов.

Нужна помощь, чтобы решить, нужен ли вам VoIP или стационарный телефон? Прочитайте наше всестороннее сравнение VoIP и стационарной связи. VoIP — лучший вариант для большинства компаний, учитывая его быструю настройку, широкие возможности, доступность и гибкость. Выбирая провайдера VoIP, сравните его планы, цены и контракты. Кроме того, помните, что бизнес-аккаунты часто отличаются от частных, поэтому будьте внимательны при просмотре их условий.

Провайдеры VoIP, такие как RingCentral, предлагают инструменты для совместной работы, включая групповой чат. (Источник: RingCentral)

При определении необходимых функций телефонной системы обратите внимание на следующие элементы:

Рабочий номер телефона: Определите, сохраните ли вы свой рабочий номер телефона и потребуются ли вам дополнительные номера. При смене поставщика услуг обратите внимание на поставщиков, предлагающих бесплатный перенос номеров, таких как Grasshopper или Nextiva. Если вам нужны местные, бесплатные, специальные и международные телефонные номера, зайдите на Phone.com и RingCentral.
Расположение команды и присутствие на месте: Проанализируйте мобильность и местонахождение вашей команды. Компании с удаленными командами и несколькими филиалами находят полезными функции унифицированных коммуникаций (UC), такие как неограниченные внутренние звонки, обмен сообщениями и командный чат.
Службы ответа на вызовы: Определите, нужны ли вам автосекретари или секретари в режиме реального времени, чтобы повысить доверие к себе и обрабатывать входящие телефонные звонки. См. нашу главную рекомендацию Ruby Receptionist и наш список лучших поставщиков услуг автоответчика.
Служебные сотовые телефоны: Подумайте, должны ли ваши менеджеры или выездные агенты быть доступными с мобильных устройств для связи с вами и вашими клиентами. Некоторые интернет-провайдеры являются интернет- и телефонными компаниями, которые предлагают корпоративные планы. Выберите надежного оператора из нашего списка лучших тарифных планов для мобильных телефонов для бизнеса.

При выборе средств связи проанализируйте шаблоны вызовов и систему маршрутизации. Предположим, вы — растущий малый бизнес, получающий большое количество входящих звонков; вам понадобятся надежные функции управления вызовами. Такие провайдеры, как RingCentral и Grasshopper, позволяют пользователям настраивать телефонные деревья для эффективной маршрутизации вызовов.

5. Приобретение офисного оборудования, расходных материалов и мебели

После того, как все будет готово, следующим этапом обустройства офиса станет покупка и установка офисной мебели. Выберите лучшую офисную мебель и оборудование для вашего бизнеса и бюджета с помощью контрольного списка в качестве справки. Для некоторых это будут новые офисные материалы. Для других добавьте несколько недостающих предметов к существующим офисным столам, стульям и разделителям.

Есть поговорка, что планировка и качество офисных помещений напрямую отражают то, насколько компания ценит своих сотрудников. Поэтому письменные столы должны быть функциональными и подходить для работы и окружающего пространства. Приобретите столы нужной высоты с достаточным пространством на поверхности. При выборе столов учитывайте размещаемое на них оборудование; это будет в основном для набора текста, или вам потребуется больше места для размещения эскизов или дополнительных экранов?

Поскольку члены команды будут проводить много времени за своими рабочими столами, вы должны учитывать это как существенную статью расходов. Эргономика лучше, но они дороже, чем стандартные офисные стулья. Если вы балансируете между качеством и бюджетом, на рынке есть множество недорогих офисных стульев. Выбирайте регулируемые стулья с адекватной поддержкой спины, чтобы вашим коллегам было удобно.

Вы можете выбрать один из трех основных типов офисных стульев:

Рабочие стулья: Как правило, они компактны и не имеют подлокотников и предназначены для непродолжительного использования. Они портативны и легко перемещаются для групповых встреч. Рабочие стулья стоят от 40 до 350 долларов каждый.
Стулья со средней спинкой: Стулья со средней спинкой, стоимостью от 70 до 600 долларов США каждый, имеют подлокотники и обеспечивают большую поддержку. Это лучший вариант для штатных офисных сотрудников, которые сидят весь день.
Кресла для руководителей: Кресла для руководителей обычно более эргономичны и роскошны. Они варьируются от 200 до 1000 долларов. Многие предусматривают вентиляцию с дополнительными регулировками.

В большинстве офисов кресла со средней спинкой и кресла руководителя более чем достаточны, а на временных рабочих местах их дополняют рабочие стулья.

Рабочие стулья — это стандартные офисные стулья, как правило, с колесами и с низким стилем для большей функциональности и общего использования. (Источник: Amazon)

Офисные стулья со средней спинкой не имеют подголовника для поддержки головы, а их высота немного ниже плеч. (Источник: Amazon)

Кресла для руководителей — это офисные кресла премиум-класса с широкими возможностями регулировки, подлокотниками, подголовниками и опорой для поясницы. (Источник: Амазонка)

Перед покупкой устройств вам необходимо решить, будете ли вы предоставлять комплект компьютеров или они будут покупать свои собственные. При сравнении ноутбука и настольного компьютера настольные компьютеры обычно предлагают лучшее соотношение цены и качества, больше памяти и лучшую производительность, но портативные компьютеры более портативны. При планировании организации офиса при принятии решения учитывайте график отчетности вашей команды, удаленную работу и работу на местах, а также пространство.

Лучше всего, если вы заранее выберете, на какой операционной системе компьютера работать:

Apple OS X: Использование продуктов Apple идеально подходит для таких компаний, как маркетинг или дизайн, которые используют тяжелую графику, видео, игры, редактирование аудио или настольные издательские системы.
ОС Windows: Windows является продуктом Microsoft и предустанавливается на большинство новых персональных компьютеров (ПК), что делает ее наиболее широко используемой компьютерной ОС. Это отличный вариант для повседневных персональных компьютеров и офисных задач.

Нужна ИТ-поддержка, но у вас нет собственной организации ИТ-поддержки? Рассмотрите Geek Squad как внешнюю службу ИТ-поддержки. Цены на Geek Squad очень разумны для малого бизнеса, поэтому рассмотрите их как быстрое и простое решение.

Вам потребуются картотечные шкафы и контейнеры для хранения файлов, платежных ведомостей или счетов-фактур, а также место для хранения расходных материалов. Однако ваши требования будут минимальными, если вы используете цифровые человеческие ресурсы и программное обеспечение для продаж. Тем не менее, вам понадобится место для хранения канцелярских принадлежностей, таких как ручки, копировальная бумага, брошюры о продуктах и маркетинговые сувениры.

Организуйте свой офис с помощью настенных полок для активных файлов и информации о клиентах. (Источник: Shutterstock)

Надлежащее хранение помогает не загромождать пространство и добавляет декоративный элемент. (Источник: Shutterstock)

При выборе стеллажей и мебели для хранения лучше мыслить вертикально. Для небольших офисов увеличьте высоту и увеличьте возможности хранения. Книжные шкафы и плавающие полки предлагают больше места для хранения, не занимая драгоценную площадь.

Если вы создаете или расширяете свой офис, самое время перейти на цифровую обработку административных и внутренних задач. Это снижает затраты за счет сокращения отходов бумаги и покупки чернил. Он также обеспечивает более высокую эффективность за счет автоматизации, сводя к минимуму человеческий фактор. Если вы выбрали систему телефонной связи для бизнеса, скажем, RingCentral или Nextiva, проверьте, совместимы ли ваши бизнес-инструменты с помощью сторонней интеграции для повышения производительности.

Не то, что вы ищете? Предоставьте своей команде инструменты, необходимые для эффективного достижения целей компании. Прочитайте этот список рекомендуемых нами лучших и самых крутых офисных гаджетов, которые не будут стоить вам руки и ноги.

Основные факторы, которые следует учитывать при создании офиса

При создании офиса с нуля необходимо тщательно учитывать такие важные факторы, как местоположение и стоимость. Малым предприятиям обычно приходится выбирать между покупкой офисного помещения или здания, поиском недвижимости для долгосрочной аренды или арендой комплекса с полным спектром услуг в более известном корпоративном регионе.

Вот три соображения по поводу настройки вашего офиса:

Как и в случае с жилой и промышленной недвижимостью, расположение имеет решающее значение. Если вы разрываетесь между открытием магазина в деловом районе или нишевым районом, первым фактором всегда является бюджет — лучше всего покупать офисные помещения по средствам. Следующим соображением является доступность; ваше местонахождение должно быть удобным для клиентов и достаточно доступным для ваших сотрудников, чтобы они могли приезжать туда ежедневно.

Если у вас есть розничная торговля, а ваши продукты и услуги требуют физических встреч и демонстраций, вам, вероятно, придется инвестировать в лучшее место, чем, скажем, в основном интернет-бизнес. Предположим, вы работаете удаленно и время от времени должны встречаться с клиентами физически. В этом случае вам лучше иметь виртуальный офис, который предоставляет коворкинг и конференц-залы по мере необходимости.

Некоторые владельцы бизнеса хотят иметь полный контроль над своим физическим офисным пространством. Если у вас есть ресурсы для покупки недвижимости, которая обеспечивает ваш долгосрочный рост, то покупка для вас. Покупка коммерческого здания в долгосрочной перспективе зачастую выгоднее аренды, потому что это текущие инвестиции. Тем не менее, аренда или аренда офисных помещений может иметь больше смысла, если вы не уверены, как долго вы будете оставаться в одном месте.

Вам нужна краткосрочная аренда коммерческого помещения? Временные офисы — отличный вариант для индивидуальных предпринимателей с сезонным проектом или бизнеса, нуждающегося в срочном размещении на время ремонта офиса. Ознакомьтесь с нашим списком лучших поставщиков временных офисных помещений для малого бизнеса.

При аренде вам необходимо тщательно сбалансировать свой риск с ежемесячной стоимостью. Более длительные контракты часто ниже, чем краткосрочная и среднесрочная аренда, но с арендой вы платите ежемесячные платежи, даже если позже решите переехать. Многие долгосрочные договоры аренды предусматривают штрафы за досрочное расторжение договора аренды. Обязательно внимательно изучите все контракты и поработайте с бизнес-адвокатом, который может проверить вашу аренду, чтобы убедиться, что в ней нет скрытых пунктов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Дорого обходится открытие офиса?

Нет. Это может обойтись дорого, но не обязательно. Можно создать удобную и функциональную офисную обстановку без больших затрат. Экономьте на расходах, внося улучшения самостоятельно, перепрофилируя мебель или оптимизируя существующие расходные материалы и оборудование. Выбирайте недорогие, настраиваемые телефонные системы, такие как у этих шести самых дешевых поставщиков услуг VoIP.

Нужен ли мне адрес физического офиса для ведения бизнеса в США?

Нет. Для деловых документов, лицензий и разрешений часто требуется физический адрес в США. Небольшим компаниям, в том числе работающим на дому предприятиям, которые не хотят использовать свой домашний адрес из соображений безопасности, следует рассмотреть возможность получения P.O. Box или работа с поставщиком услуг виртуального офиса. Они предоставляют вам виртуальный бизнес-центр в США за сумму от 50 до 200 долларов в месяц и предлагают другие услуги, такие как пересылка почты и виртуальные телефонные номера.

Какой цвет краски лучше всего подходит для офиса?

По мнению экспертов, для офиса лучше всего подходят два цвета: зеленый и синий. Учитывая, что цвет влияет на настроение и поведение, эти оттенки успокаивают и идеально подходят для стимулирования спокойствия и сосредоточенности для повышения продуктивности. При проектировании домашнего офиса ознакомьтесь с нашей статьей о различных конфигурациях домашнего офиса и посмотрите, какая планировка лучше всего подходит для вашего рабочего процесса.

Теперь, когда мы решили, как обустроить офис для малого бизнеса, пришло время подумать о вашей новой планировке. Как и в любом проекте, чем больше вы планируете, тем менее болезненным он будет. Вот здесь и пригодится наш контрольный список для нового офиса. Если вам нужно быстро настроить офис, рассмотрите другие варианты, такие как виртуальные офисы или поставщики временных офисных помещений для аренды помещений, а также услуги автоответчика, чтобы не пропустить звонки клиентов.

Основное руководство по организации офиса

В хорошо обустроенном офисе оборудование, системы и окружающая среда способствуют повышению эффективности вас и вашего бизнеса.

Правильное планирование с самого начала — лучший способ убедиться, что в вашем офисе есть все, что вам нужно.

Меблировка офиса

Средства связи

Оргтехника

Канцтовары

Работа на дому

1. Меблировка офиса

Начните с базового минимума мебели и оборудования

Стандартный письменный стол с регулируемым (по высоте и спинке) стулом на колесиках подходит большинству людей. Г-образный стол лучше подходит для работы с ПК.
Просмотрите каталог канцелярских товаров, чтобы решить, что вам нужно.
Аукционисты регулярно проводят распродажи мебели. Поищите в Интернете слово «аукционисты и оценщики».
Компания по расчистке офисов может предложить полные комплекты офисной мебели и оборудования от сокращенных или закрытых компаний.
Если вы арендуете помещение в бизнес-центре, в стоимость лицензии часто включается основная мебель.

Спланируйте планировку офиса для эффективной работы

Организуйте офис так, чтобы свести к минимуму затраты времени на перемещение.
Храните часто используемое оборудование и файлы в легкодоступном месте.
Если у вас есть сотрудники, разместите тех, кто работает вместе, рядом друг с другом.

Если вы ожидаете, что к вам в офис придут посетители, подумайте об их требованиях

Вам нужен отдельный конференц-зал?
Вам нужно, чтобы посетители были впечатлены комфортной обстановкой?

2. Связь

Убедитесь, что у вас достаточно телефонных линий и добавочных номеров

Изучите различные виды телефонных систем для бизнеса и найдите поставщика, чтобы сэкономить деньги на звонках.

Существует несколько вариантов приобретения коммуникационного оборудования.

Большинство видов оборудования можно купить, взять в аренду или лизинг.
Поставщиков можно найти в Интернете. Присмотритесь к ценам, особенно в поисках подержанных добавочных телефонов и телефонных систем для малого бизнеса.

Подумайте, как сделать так, чтобы с вами можно было связаться

Доступность очень важна для стартапов. Рассмотрите ряд услуг и устройств, которые вы можете использовать, чтобы быть всегда на связи.
Большинство клиентов и поставщиков ожидают, что смогут связаться с вами по электронной почте.
Мобильный телефон позволяет всегда быть на связи. Плата за звонки может увеличиваться, но существует ряд структур тарифов, включая предложения с предоплатой, которые подходят большинству предприятий.
Ожидание вызова предупреждает вас во время разговора, если другой абонент пытается до вас дозвониться. Вы можете переключаться со звонка на звонок и обратно. Большинство поставщиков услуг взимают за это плату.
Переадресация вызова позволяет перенаправлять входящие вызовы. Взимается стандартная плата плюс стоимость переадресованных вызовов.
Помните, что некоторым абонентам может не нравиться оставлять сообщения голосовой почты.

3. Офисное оборудование

Время, сэкономленное благодаря правильному оборудованию в вашем офисе, более чем оправдывает затраты.

Большинство начинающих компаний считают, что компьютерное оборудование окупается в течение года.

Правильное программное обеспечение повысит производительность и точность, а также сократит время, затрачиваемое на выполнение повторяющихся задач. Например, программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами или бухгалтерского учета.
Качественное оборудование будет работать быстро и надежно, уменьшая нагрузку и время простоя.

Если вам нужен фотокопировальный аппарат, выберите его в соответствии с ожидаемой рабочей нагрузкой по копированию

Многие малые предприятия могут использовать принтер «все в одном» для повседневного копирования и использовать фотокопии для большего количества копий.
Если вы арендуете копировальный аппарат, внимательно проверьте стоимость обслуживания. Следите за дорогостоящими обязательствами по обслуживанию, оговорками о выкупе и контрактами на минимальное использование.

Вы можете сэкономить время и деньги, вложив средства в основное почтовое оборудование.

Купите набор почтовых весов, чтобы избежать частых поездок на почту.
Машина для франкирования экономит время, автоматически проставляя штампы на вашей почте. Стоимость аренды начинается примерно от 5 фунтов стерлингов в неделю. Royal Mail может дать вам имена рекомендуемых поставщиков.

Возможно, вам понадобится сканер

Многие компании считают, что принтер «все в одном» подходит для периодического сканирования.
Сканер с программным обеспечением для оптического распознавания символов (OCR) может стать хорошей инвестицией, если вам регулярно приходится повторно набирать большие объемы текста.
Протестируйте любую модель, которую вы думаете о покупке, попробовав ее на документе, типичном для вашей рабочей нагрузки. Скорее всего, вам понадобится планшетный сканер, который работает быстро, с высоким разрешением и хорошим программным пакетом OCR.

Рассмотрите альтернативы перед покупкой какого-либо предмета офисного оборудования

Возможно, вам лучше воспользоваться сторонней службой.
Некоторые бизнес-центры предоставляют оргтехнику по более высокой цене.

4. Деловые канцелярские принадлежности

Канцелярские принадлежности являются важным фактором для создания вашего делового имиджа.

Все ваши канцелярские товары должны иметь единую маркировку

Все они должны использовать одинаковые шрифты, дизайн и качество бумаги или карточек.
Выберите четкий, легко читаемый шрифт.
Плотность бумаги варьируется от 80 г/м² (граммов на квадратный метр) до 120 г/м². Карта варьируется от 180 gsm до более 300 gsm. Важны ли для вашего имиджа тяжелые, «качественные» канцелярские товары?
Узнаваемый логотип или слоган помогут создать имидж вашей компании.
Хороший печатник или дизайнер сможет вас проконсультировать и показать образцы предыдущей работы.

Бланки канцелярские (размер А4) используются для писем клиентам и поставщикам

Укажите название вашей компании, адрес (включая почтовый индекс), адрес электронной почты и адрес веб-сайта, а также номер телефона.
По закону вы должны указать имена индивидуального предпринимателя или всех партнеров или полное название компании, если только оно не совпадает с названием компании. Компания с ограниченной ответственностью может добавить либо все имена директоров, либо ни одного из них.
Компания с ограниченной ответственностью должна указать регистрационный номер, адрес зарегистрированного офиса и страну регистрации.
Предприятия, зарегистрированные как плательщики НДС, должны указывать свой номер плательщика НДС в счетах-фактурах.

Бланки комплиментов представляют собой урезанную версию вашего фирменного бланка.

В них содержится вся основная информация (но без деталей, таких как юридический адрес) на листе меньшего размера — обычно такой же ширины, но на одну треть глубины.
Они удобны и экономичны для отправки кратких сообщений и сопроводительных заметок.

Подумайте о счетах-фактурах, квитанциях и выписках

Если ваша компания выдает их лишь изредка, вы можете использовать свой фирменный бланк с соответствующим заголовком, вставленным под ним.

Визитные карточки позволяют клиентам и другим контактам записывать ваше имя и данные.

Используйте карточки стандартного размера.
Ваше имя (включая имя) и должность должны быть на видном месте. Вы можете добавить любую соответствующую квалификацию.
Укажите название вашей компании, адрес и номер телефона, а также номер телефона, адрес электронной почты и веб-адрес.
Визитные карточки только с черными чернилами — самая дешевая версия, в зависимости от типа используемой карточки.

Расходы на канцелярские товары

Самый дешевый вариант — лазерная печать на канцелярских принадлежностях.

После того, как у вас есть дизайн бланка, вы платите только за бумагу плюс стоимость печати. Однако вашим канцелярским товарам будет не хватать качества и изображения профессиональной печати.

Многие типографии предлагают «стартовые пакеты» для бизнеса

Они могут включать 1000 фирменных бланков, 500 бланков комплиментов и 250 визитных карточек по фиксированной цене.

Для полной гибкости найдите типографию или коммерческое типографию, которые будут работать в соответствии с вашими требованиями.

Цены варьируются и зависят от качества. Чем больше заказ, тем ниже будет стоимость единицы продукции.
Рассчитать дополнительные расходы на набор текста и дизайн (например, создание логотипа).
Проверьте цены на бумагу формата A4. Обычно они указаны за пачку (500 листов).
Печать фирменных бланков будет дороже для первых 500 экземпляров, но будет снижаться с каждой дополнительной стопкой.

5. Работа на дому

Многие начинающие компании считают создание офиса дома наиболее привлекательным вариантом. Это дешево и удобно, но могут быть недостатки.

Законно ли это?

Как правило, часть вашего дома можно использовать в качестве офиса без уплаты налогов.

Обеспечивает ли он правильную рабочую среду?

Может быть трудно заставить себя работать продуктивно.
Отнеситесь к себе серьезно. Даже если вы работаете всего несколько часов в неделю, помните, что вы занимаетесь бизнесом.
Создать рабочее место. Вам будет легче сосредоточиться на работе, как только вы войдете в это пространство, и отключиться, когда вы выйдете.
Отделите «на работе» от «дома». Не одобряйте социальные телефонные звонки и домашние помехи в течение рабочего дня.
Организуйте свой график работы так, чтобы он подходил семье, и установите часы работы, в течение которых вас нельзя беспокоить. В нерабочее время уделяйте все свое внимание семье и друзьям.

Будет ли работа на дому обеспечивать правильное изображение?

Вы ожидаете, что к вам в офис придут посетители? Что они подумают? Не могли бы вы договориться о посещении их помещений или вместо этого арендовать конференц-зал?
Подойдет ли ваш адрес? Стоит ли использовать почтовый адрес? Бизнес-центры часто предлагают услуги «виртуального офиса», принимающие почту, телефонные звонки и факсы от вашего имени, а затем пересылающие их вам.

Каковы финансовые последствия?

Соответствующая часть счетов (например, за электроэнергию) может рассматриваться как коммерческие расходы и зачитываться в счет налогов. Возможны и другие налоговые последствия. Спросите совета у своего бухгалтера.
Если вы не требуете выплаты по ипотеке или арендной платы в счет налога, вы обычно не должны нести ответственность за деловые ставки. Если часть вашей собственности используется полностью или в основном для бизнеса, вы можете нести ответственность.